Як уключыць AI Notes у Teams

Кароткі адказ: нататкі са штучным інтэлектам у Teams працуюць найлепш, калі адміністратары спачатку ўключаюць правільныя палітыкі Copilot і транскрыпцыі, а затым арганізатары ўключаюць Facilitator або выкарыстоўваюць Recap у падтрымоўваных сустрэчах. Калі ліцэнзаванне, транскрыпцыя або тып сустрэчы зададзены няправільна, нататкі могуць не адлюстроўвацца або быць няпоўнымі.

Асноўныя высновы:

Кантроль адміністратара: праверце палітыку сустрэч Teams, перш чым чакаць з'яўлення нататак штучнага інтэлекту.

Праверка ліцэнзіі: супастаўце функцыі "Вядучы", "Паўтарэнне" і "Другі пілот" з правільнымі правамі.

Патрабаванне да транскрыпцыі: уключыце і запусціце транскрыпцыю, калі важныя нататкі штучнага інтэлекту пасля сустрэчы.

Арганізацыя сустрэч: выкарыстоўвайце запланаваныя, падтрыманыя сустрэчы з выразна акрэсленым парадкам дня для паляпшэння вынікаў.

Праверка чалавекам: перад тым, як дзяліцца нататкамі, праверце імёны, рашэнні, тэрміны і канфідэнцыйную інфармацыю.

1. Што азначаюць нататкі штучнага інтэлекту ў Teams 🤖

Перш чым перайсці да таго, як уключыць AI Notes у Teams, трэба вылучыць тры падобныя функцыі:

• Нататкі, створаныя штучным інтэлектам падчас сустрэчы — звычайна праз Facilitator у сустрэчах Teams.

• Нататкі штучнага інтэлекту ў рэзюмэ — нататкі і наступныя задачы, якія адлюстроўваюцца пасля сустрэчы або мерапрыемства.

• Нататкі сустрэчы Copilot — нататкі, створаныя праз Microsoft 365 Copilot з чата сустрэчы або зводкі.

Фасілітатар можа ствараць нататкі са штучным інтэлектам у рэжыме рэальнага часу, падсумоўваць ключавыя рашэнні, дакументаваць адкрытыя пытанні, адказваць на пытанні ў чаце сустрэчы і дапамагаць кіраваць задачамі. Microsoft сцвярджае, патрабуецца ліцэнзія Microsoft 365 Copilot , хоць унутраныя ўдзельнікі сустрэчы могуць бачыць абнаўленні ў рэжыме рэальнага часу пасля яго запуску.

Гэтае адрозненне мае значэнне, бо адзін чалавек можа сказаць «Нататкі штучнага інтэлекту» і мець на ўвазе адшліфаваную панэль жывых нататак, а іншы чалавек мае на ўвазе ўкладку нататак штучнага інтэлекту пасля сустрэчы. Тая ж кухня, іншыя шуфляды.

2. Кароткі кантрольны спіс перад уключэннем AI Notes у Teams ✅

Вось самы сціплы, але важны момант. Нататкі штучнага інтэлекту не з'яўляюцца чароўным чынам толькі таму, што хтосьці націснуў «Далучыцца». Звычайна вам патрэбна правільная ліцэнзія, правільная палітыка адміністратара, уключаная транскрыпцыя і фармат сустрэчы, які падтрымлівае гэту функцыю.

Спачатку праверце гэта:

• У вашай арганізацыі ёсць Microsoft 365 Copilot для жывых нататак фасілітатара з выкарыстаннем штучнага інтэлекту або Teams Premium/Copilot, дзе выкарыстоўваюцца функцыі інтэлектуальнага рэзюмэ.

• Транскрыпцыя дазволена палітыкай сустрэч Teams.

• Copilot не блакуецца палітыкай адміністратара.

• Гэта запланаваная сустрэча ў Teams, дзе падтрымліваецца гэтая функцыя.

• Арганізатар або вядучы мае дазвол уключыць адпаведную функцыю штучнага інтэлекту.

• Сустрэча дастаткова працяглая і транскрыбуецца, калі вы хочаце зрабіць нататкі штучнага інтэлекту пасля сустрэчы.

Microsoft Teams Premium гаворыцца, што для дадання або ўключэння Facilitator патрабуецца Microsoft 365 Copilot, а магчымасць прагляду нататак і задач, створаных штучным інтэлектам, з сустрэч уключана з дапамогай штучнага інтэлекту, а ў інструкцыі па Facilitator асобна гаворыцца, што для дадання або ўключэння Facilitator патрабуецца Microsoft 365 Copilot.

Невялікая загвоздка, бо яна, вядома ж, ёсць: нататкі штучнага інтэлекту ў Recap даступныя для падзей, якія доўжыліся больш за пяць хвілін і былі транскрыбаваны на англійскай мове, і Microsoft таксама адзначае, што фарматаванне можа адрознівацца ў залежнасці ад мовы транскрыпцыі.

3. Як уключыць нататкі штучнага інтэлекту ў Teams адміністратарам 🛠️

Для адміністратараў, як уключыць нататкі штучнага інтэлекту ў Teams, пачынаецца ў цэнтры адміністравання Teams, а не на самой сустрэчы. Менавіта тут многія людзі і затрымліваюцца. Яны ўвесь час шукаюць кнопку «Нататкі штучнага інтэлекту», але палітыка ціха кажа «не» ў фонавым рэжыме.

Шлях адміністратара звычайна такі:

1. Адкрыйце цэнтр адміністравання Teams.

2. Перайдзіце ў раздзел «Сустрэчы».

3. Выберыце «Палітыкі сустрэч».

4. Выберыце існуючую палітыку або стварыце новую.

5. Знайдзіце «Запіс і транскрыпцыя» .

6. Знайдзіце Copilot .

7. Выберыце адзін з даступных варыянтаў:

   • Уключана

   • Патрабуецца захаваная транскрыпцыя

   • Уключана, транскрыпцыя захоўваецца па змаўчанні

   • Выключана

8. Захавайце палітыку і пераканайцеся, што яна прызначана патрэбным карыстальнікам.

У кіраўніцтве адміністратара Microsoft пералічаны гэтыя параметры палітыкі сустрэч Copilot і тлумачыцца, што палітыка транскрыпцыі ўплывае на тое, ці можа Copilot працаваць падчас і пасля сустрэч.

Вам таксама трэба пацвердзіць, што сама транскрыпцыя даступная. Транскрыпцыя ў Teams — гэта функцыя, якая кантралюецца палітыкай, і арганізатар, а таксама карыстальнік, які запускае транскрыпцыю, павінны абодва ўключыць наладу для сустрэч, вэбінараў або гарадскіх сустрэч, каб уключаць транскрыпцыі.

Гэта тая частка, якую людзі прапускаюць, а потым вінавацяць Teams. Часам Teams гэтага заслугоўвае. Аднак не заўсёды.

4. Як уключыць нататкі штучнага інтэлекту ў Teams пры планаванні сустрэчы 📅

Для арганізатараў сустрэч самы просты спосаб — падрыхтаваць нататкі штучнага інтэлекту да пачатку сустрэчы. Гэта дае Teams больш магчымасцей паводзіць сябе прыстойна, як кот, якога ўжо накармілі.

Каб дадаць фасілітатара пры планаванні:

1. Адкрыйце Каляндар у Teams.

2. Выберыце Новы.

3. Уключыце сустрэчы Teams .

4. Выберыце Параметры.

5. Перайдзіце да Copilot і іншых штучных інтэлектаў.

6. Пераканайцеся, што параметра «Дазволіць другога пілота і фасілітатара» ўсталявана адно з наступных палажэнняў:

   • Толькі падчас сустрэчы

   • Падчас і пасля сустрэчы

7. Уключыце «Фасілітатар» .

8. Выберыце «Ужыць».

Microsoft Facilitator гаворыцца, што гэта шлях планавання, і ў іх таксама адзначаецца, што Facilitator можна дадаць толькі да запланаваных сустрэч, а не да сустрэч канала, імгненных сустрэч або выклікаў Teams.

Добрае запрашэнне на сустрэчу таксама дапаможа. Дадайце просты парадак дня ў апісанне або нататкі да сустрэчы. Вядучы можа праверыць наяўнасць парадку дня ў запрашэнні або нататках да сустрэчы ў Loop і выкарыстоўваць яго, каб дапамагчы арганізаваць дыскусію. Не магічны спосаб, але вельмі блізкі да таго, каб на вашай сустрэчы было занадта шмат момантаў «яшчэ адна рэч».

5. Як уключыць нататкі са штучным інтэлектам падчас сустрэчы Teams у рэжыме рэальнага часу 🎙️

Магчыма, вы забыліся ўключыць гэта падчас планавання. Бывае. Вы адкрываеце сустрэчу, хтосьці пытаецца: «Ці можа штучны інтэлект рабіць нататкі?», і раптам усе глядзяць на арганізатара, як на чалавека, які кіруе месяцам.

Каб уключыць фасілітатара падчас сустрэчы:

1. Далучайцеся да сустрэчы Teams.

2. Выберыце Дадатковыя дзеянні з элементаў кіравання сустрэчай.

3. Выберыце «Уключыць фасілітатара».

4. Выберыце мову сустрэчы, калі Teams запытае.

5. Пачакайце некалькі хвілін, пакуль пачнуць з'яўляцца нататкі.

Пасля ўключэння функцыі «Вядучы» значок «Нататкі» змяняецца, паказваючы, што нататкі, створаныя штучным інтэлектам, актыўныя. Microsoft сцвярджае, што нататкі з'яўляюцца не адразу і могуць з'яўляцца праз некалькі хвілін, бо яны заснаваныя на абмеркаванні, запісаным у стэнаграме.

Адна важная дэталь ролі: мабільныя ўдзельнікі могуць бачыць жывыя нататкі, але толькі арганізатары або дакладчыкі, якія выкарыстоўваюць Teams на настольным кампутары або ў вэб-версіі, могуць уключаць або выключаць Facilitator падчас сустрэчы.

Такім чынам, калі хтосьці далучаецца з тэлефона ў таксі і пытаецца, чаму ён не можа яго актываваць, магчыма, гэта і ёсць прычына. Надакучліва? Так. Лагічна? У асноўным.

6. Як знайсці нататкі штучнага інтэлекту пасля сустрэчы ў Teams 🔎

Пасля заканчэння сустрэчы нататкі не знікаюць у тумане прадукцыйнасці. Звычайна іх можна знайсці ў чаце сустрэчы або ў рэзюмэ.

Каб праглядзець кантэнт, створаны штучным інтэлектам, пасля сустрэчы:

1. Адкрыйце чат у камандах.

2. Выберыце чат сустрэчы.

3. Выберыце «Рэзюмэ» уверсе.

4. Выберыце «Нататкі» або «Нататкі са штучным інтэлектам»у залежнасці ад вопыту, паказанага ў вашага арандатара.

Microsoft сцвярджае, што доступ да кантэнту, створанага фасілітатарам, можна атрымаць праз чат сустрэчы і нататкі сустрэчы ў Recap пасля яе заканчэння. Нататкі сустрэчы, створаныя штучным інтэлектам, захоўваюцца на старонцы Microsoft Loop, і ўдзельнікі сустрэчы могуць рэдагаваць гэтую старонку Loop да, падчас або пасля сустрэчы.

Што тычыцца нататак са штучным інтэлектам у больш шырокім сэнсе, Microsoft сцвярджае, што карыстальнікі могуць праглядаць нататкі, створаныя ўручную і з дапамогай штучнага інтэлекту, а таксама наступныя задачы , выбіраючы нататкі са штучным інтэлектам у рэзюмэ падзеі, пры ўмове, што сустрэча адпавядае патрабаванням транскрыпцыі.

Вось тут нататкі са штучным інтэлектам становяцца не проста хітрасцю для сустрэч. Вы можаце выцягваць рашэнні, задачы, прапушчаны кантэкст і наступныя дзеянні, не перагукваючы ўсю размову, быццам вы расследуеце месца злачынства ў маленькім офісе 🕵️.

7. Параўнальная табліца: спосабы выкарыстання нататак са штучным інтэлектам у камандах 📊

Метад / Асаблівасць	Лепш за ўсё падыходзіць для	Асноўнае патрабаванне	Што вы атрымліваеце	Трохі раздражняе
Нататкі штучнага інтэлекту фасілітатара ў рэжыме рэальнага часу	Сустрэчы, на якіх людзям патрэбныя нататкі падчас размовы	Ліцэнзія Microsoft 365 Copilot	Нататкі, рашэнні, пытанні, задачы ў рэжыме рэальнага часу	Патрабуецца падтрымоўваны тып сустрэчы — не кожная сустрэча падыходзіць
Заўвагі штучнага інтэлекту ў рэзюмэ	Абмеркаванне пасля сустрэчы	Запісаная адпаведная сустрэча	Нататкі, заданні, змест рэзюмэ	Не будзе адлюстроўвацца, калі адсутнічае транскрыпцыя
Copilot «Стварэнне нататак для сустрэч»	Кароткія рэзюмэ пасля сустрэчы	Microsoft 365 Copilot	Ключавыя тэмы і пункты дзеянняў	Вядома, вам усё роўна трэба гэта праверыць
Нататкі па камандах уручную	Простыя ўнутраныя сустрэчы	Базавы доступ да нататак сустрэч	Парадак дня, нататкі, задачы	Хтосьці павінен друкаваць, трагічна, але праўда
Запіс плюс транскрыпцыя	Працоўныя працэсы праверкі і адпаведнасці	Палітыка запісу/транскрыпцыі ўключана	Тэкставая стэнаграма з магчымасцю пошуку і кантэкст прайгравання	Можна ствараць пытанні аб захоўванні і прыватнасці

У інструкцыі па падтрымцы Microsoft для нататак, створаных Copilot, гаворыцца, што карыстальнікі могуць выбраць Copilot з чата сустрэчы, выбраць дадатковыя падказкі, стварыць нататкі сустрэчы, скапіяваць іх і ўставіць у іншае месца, а таксама нагадваць карыстальнікам пра неабходнасць правяраць вынік штучнага інтэлекту, бо ён можа быць няправільным.

8. Найлепшая падрыхтоўка да сустрэчы для лепшых нататак з дапамогай штучнага інтэлекту ў камандах 🧠

Ведаць, як уключыць нататкі са штучным інтэлектам у Teams, — гэта палова справы. Атрымліваць карысныя нататкі — гэта другая палова. Штучны інтэлект нядрэнна структуруе, але ён не чытае думкі ў гарнітуры. Яму патрэбныя выразныя ўводы.

Выкарыстоўвайце гэтую ўстаноўку:

• Дадайце выразны парадак дня перад сустрэчай.

• Прамаўляйце рашэнні ўслых: «Рашэнне: мы запусцім пілотны праект на наступным тыдні»

• Вусна прызначыце ўладальнікаў: «Мая адказвае за далейшыя фінансавыя дзеянні»

• Рабіце паўзы перад тым, як змяніць тэмы.

• Пазбягайце пяці чалавек, якія перагаворваюць адзін аднаго. Так, амбіцыйны.

• Выкарыстоўвайце назвы паслядоўна, каб адказнасць за задачы была больш зразумелай.

• Па магчымасці падтрымлівайце адзіную мову на сустрэчы.

• Праверце нататкі, перш чым дзяліцца імі шырока.

Фасілітатар можа вызначыць парадак дня з запрашэння на сустрэчу або нататак сустрэчы ў рэжыме Loop, і гэта можа дапамагчы адсочваць тэмы парадку дня падчас сустрэчы.

Ціхі і эфектыўны прыём: абвяшчайце свае задачы так, быццам вы распавядаеце за вельмі стомленага памочніка. Не рабатызавана, а проста выразна. «Задача: Джордан дашле абноўленую калоду». Такія сказы робяць нататкі штучнага інтэлекту значна менш размытымі.

9. Распаўсюджаныя праблемы, калі не адлюстроўваюцца нататкі штучнага інтэлекту ⚠️

Калі ў Teams адсутнічаюць нататкі штучнага інтэлекту, не варта адразу меркаваць, што функцыя не працуе. Магчыма, так, але ёсць некалькі звычайных перашкод.

Звычайныя прычыны ўключаюць:

• Няма права на падпіску Copilot або Teams Premium для функцыі, якую вы спрабуеце выкарыстоўваць.

• Copilot адключаны ў палітыках сустрэч Teams.

• Транскрыпцыя адключана для арганізатара або чалавека, які спрабуе яе пачаць.

• Сустрэча занадта кароткая для нататак штучнага інтэлекту.

• Сустрэча не транскрыбавалася.

• Непадтрымоўваны тып сустрэчы, напрыклад, сустрэча канала для фасілітатара.

• Няправільная роля, напрыклад, удзельнік спрабуе ўключыць фасілітатара.

• Абмежаванні для знешніх удзельнікаў.

• Меткі канфідэнцыяльнасці або блакіроўка шыфравання , якія блакуюць выманне парадку дня.

У дакументацыі Microsoft адзначаецца, што Teams выкарыстоўвае стэнаграму падзей, дадзеныя аб наведвальнасці і дадзеныя PowerPoint Live для забеспячэння функцый інтэлектуальнага рэзюмэ на базе штучнага інтэлекту, таму адсутнасць дадзеных стэнаграмы можа азначаць страту каштоўнасці рэзюмэ штучнага інтэлекту.

Што тычыцца жывых нататак вядучага, памятайце, што толькі арганізатары і дакладчыкі на камп'ютары або ў вэб-версіі могуць уключаць або выключаць вядучага падчас сустрэчы. Мабільныя карыстальнікі могуць праглядаць жывыя нататкі, але не могуць актываваць функцыю такім жа чынам.

10. Прыватнасць, дазволы і правіла «Калі ласка, праверце гэта» 🔐

Нататкі штучнага інтэлекту карысныя, але яны не з'яўляюцца юрыдычным стэнаграфістам, супрацоўнікам па захаванні адпаведнасці і не вашым самым апантаным дэталямі калегам. Яны ствараюцца на аснове дадзеных сустрэч і могуць не ўлічваць кантэкст, нязграбна фармуляваць нешта або ператвараць неакуратную дыскусію ў ўпэўнена выглядаючае рэзюмэ, якое толькі ў асноўным правільнае.

Microsoft заяўляе, што кантэнт, створаны штучным інтэлектам у рэзюмэ Teams, заснаваны на стэнаграме падзеі і працуе на базе GPT і іншых мадэляў штучнага інтэлекту, і што ён можа быць недакладным, няпоўным або неадпаведным.

Такім чынам, практычнае правіла простае:

• Праглядзіце нататкі штучнага інтэлекту, перш чым адпраўляць іх кліентам.

• Праверце рашэнні, лічбы, імёны і тэрміны.

• Перад захоўваннем або перасылкай канфідэнцыйных звестак праверце іх.

• Пазбягайце выкарыстання нататак штучнага інтэлекту як адзінага запісу для прыняцця рашэнняў у галіне права, кадраў, фінансаў або рэгулявання.

• Пераканайцеся, што ўдзельнікі разумеюць правілы транскрыпцыі і рэзюмэ, згенераваныя штучным інтэлектам.

У Teams таксама ёсць параметры правядзення сустрэч і элементы кіравання адміністратарам для канфідэнцыйнага кантэнту сустрэч, у тым ліку элементы кіравання, звязаныя з капіраваннем, перасылкай, запісамі, транскрыпцыямі і аналітыкай, створанай штучным інтэлектам.

Трохі параноі тут карысна. Не параноя з фальгі, а проста параноя тыпу «магчыма, не варта ўстаўляць неапрацаваны агляд штучнага інтэлекту ў памятку дошкі, не прачытаўшы яго».

11. Парады па ўкараненні для адміністратараў і кіраўнікоў каманд 🚀

Укараненне AI Notes працуе найлепш, калі вы не проста пераключаеце выключальнік і не спадзяецеся, што ўсе будуць паводзіць сябе як у навучальным відэа.

Просты план разгортвання:

1. Выберыце невялікую пілотную групу.

2. Пацвердзіце ліцэнзіі і палітыкі.

3. Уключыце транскрыпцыю і налады Copilot для гэтай групы.

4. Стварыце тэставую сустрэчу.

5. Паспрабуйце жывыя нататкі фасілітатара.

6. Паспрабуйце рабіць нататкі пасля сустрэчы з выкарыстаннем штучнага інтэлекту.

7. Задакументуйце дакладныя крокі, якія бачаць вашы карыстальнікі.

8. Стварыце кароткі ўнутраны дапаможнік «калі выкарыстоўваць AI Notes».

9. Уключыце напаміны аб прыватнасці.

10. Спытайце ў людзей, што іх збянтэжыла, бо яны вам скажуць. Гучна.

Прычына пілотнага праекта ў тым, што інтэрфейс Teams можа адрознівацца ў залежнасці ад ліцэнзавання, палітык адміністратара, тыпу сустрэчы, версіі кліента і налад арганізацыі. Гэта не адна вялікая чырвоная кнопка. Гэта хутчэй скрыня, поўная кнопак, некаторыя з якіх пазначаны лепш, чым іншыя.

12. Хуткі адказ: Як уключыць нататкі са штучным інтэлектам у Teams 🏁

Вось скарочаная версія таго, як уключыць нататкі штучнага інтэлекту ў камандах:

Для адміністратараў:

• Перайдзіце ў цэнтр адміністравання Teams.

• Адкрыйце Сустрэчы > Палітыкі сустрэч.

• У раздзеле «Запіс і транскрыпцыя» ўключыце патрэбную палітыку Copilot

• Пераканайцеся, што транскрыпцыя дазволеная.

• Прызначце палітыку патрэбным карыстальнікам.

Для арганізатараў:

• Стварыце запланаваную сустрэчу ў Teams.

• Адкрыйце «Налады» > «Другі пілот і іншыя элементы штучнага інтэлекту».

• Усталюйце «Дазволіць другога пілота і фасілітатара» ў значэнне «Уключана».

• Уключыце Фасілітатара.

• Ужыйце наладу.

Падчас сустрэчы:

• Выберыце «Дадатковыя дзеянні».

• Выберыце «Уключыць фасілітатара».

• Пачакайце некалькі хвілін, пакуль з'явяцца нататкі, створаныя штучным інтэлектам.

Пасля сустрэчы:

• Адкрыйце чат сустрэчы.

• Перайдзіце да рэзюмэ.

• Выберыце «Нататкі» або «Нататкі са штучным інтэлектам».

Гэта чыстая версія. Практычная версія ўключае праверку ліцэнзій, палітык, транскрыпцыі, роляў і таго, ці не перажывае Teams адзін з тых дзён.

Заключныя думкі 💬

Уключыць нататкі са штучным інтэлектам у Teams нескладана, калі ўсё сабрана ў шэраг, але іх лёгка пераблытаць. Адміністратары кантралююць палітыку. Арганізатары кантралююць падрыхтоўку сустрэчы. Дакладчыкі і арганізатары могуць актываваць вядучага на сустрэчах, якія падтрымліваюцца. Транскрыпцыя дае штучнаму інтэлекту нешта для працы. Рэзюмэ — гэта тое, дзе сустрэча становіцца даступнай для пошуку, яе можна хутка праглядаць і, у ідэале, менш загружанай інфармацыяй.

Найлепшая налада простая: уключыце правільныя палітыкі, уключыце транскрыпцыю, правільна заплануйце сустрэчу, выкарыстоўвайце Facilitator, калі жывыя запісы маюць значэнне, і праглядзіце вынік, перш чым разглядаць яго як праўду, высечаную на каменных скрыжалях 🪨. Нататкі штучнага інтэлекту вельмі карысныя, але гэта ўсё роўна запісы машыны, якая слухае, як людзі перабіваюць адзін аднаго. Так што так, выкарыстоўвайце іх. Проста трымайце адну брыво злёгку прыўзнятай.

Прыклад з рэальнага свету: выкарыстанне AI Notes для штотыднёвай сустрэчы з кліентам па праекце 🧾

Сцэнар

Уявіце сабе невялікае вэб-агенцтва, якое штотыдзень праводзіць 45-хвілінную сустрэчу ў Teams з кліентам. Адны і тыя ж праблемы пастаянна ўзнікаюць: рашэнні хаваюцца ў чаце, задачы напалову запамінаюцца, а хтосьці траціць 20-30 хвілін пасля кожнай сустрэчы, ператвараючы заблытаныя нататкі ў абнаўленне для кліента.

Гэта выдуманы, але рэалістычны прыклад сцэнарыя. Агенцтва выкарыстоўвае AI Notes у Teams для стварэння першага чарнавіка нататак сустрэчы, затым кіраўнік праекта праглядае вынік, перш чым што-небудзь адправіць кліенту. Апошні пункт мае значэнне. Штучны інтэлект дапамагае з адміністрацыйнай працай, а не замяняе чалавека, які разумее праект.

Сустрэча запланавана ў Teams, транскрыпцыя ўключана, а вядучая ўключаецца перад пачаткам званка. Гэта адпавядае асноўнаму пункту артыкула: AI Notes працуюць найлепш, калі спачатку ўзгоднены пытанні ліцэнзавання, палітыкі правядзення сустрэч, транскрыпцыі і падрыхтоўкі да іх.

Што патрэбна памочніку

Для гэтай падрыхтоўкі арганізатар рыхтуе:

Запланаваная сустрэча ў Teams, а не хуткі спецыяльны званок.

Кароткі парадак дня ў запрашэнні на сустрэчу.

Для сустрэчы ўключана транскрыпцыя.

Фасілітатар уключыўся перад пачаткам сустрэчы.

Кіраўнік праекта, прызначаны для праверкі запісаў штучнага інтэлекту.

Просты кантрольны спіс для праверкі імёнаў, дат, выдаткаў, тэрмінаў і рашэнняў кліентаў.

Добры парадак дня можа выглядаць наступным чынам:

Парадак дня:

Агляд вынікаў мінулага тыдня.

Пацвердзіце змены ў тэксте галоўнай старонкі.

Вырашыце, ці захоўваць відэа на старонцы з цэнамі, ці выдаляць яго.

Прызначыць уладальнікаў для задач запуску.

Пацвердзіце дату наступнага агляду.

Гэта надае штучнаму інтэлекту большую структуру, чым расплывістае запрашэнне на «дагнаць праект». Гэта таксама дапамагае людзям заставацца крыху менш раскіданымі, што заўсёды з'яўляецца плюсам.

Прыклад інструкцыі

На пачатку сустрэчы арганізатар можа сказаць нешта накшталт:

«Сёння мы выкарыстоўваем нататкі, створаныя штучным інтэлектам, для фіксацыі рашэнняў і задач. Калі ласка, выразна фармулюйце рашэнні, указвайце імя ўладальніка для кожнай задачы і па магчымасці ўказвайце тэрміны выканання. Мы прагледзім нататкі, перш чым апублікаваць іх пасля сустрэчы»

Падчас сустрэчы кіраўнік праекта можа зрабіць відавочнымі наступныя дзеянні:

«Рашэнне: відэа з цэнамі мы захоўваем для запуску»

«Задача: Прыя дашле перагледжаную версію галоўнай старонкі да чацвярга да 15:00»

«Задача: Марк праверыць, ці правільна спрацоўваюць аналітычныя тэгі, да пятніцы»

Спачатку гэта можа здацца крыху фармальным, але гэта дае штучнаму інтэлекту зразумелыя зачэпкі для працы. Пачынаюцца невыразныя дыскусіі, атрымліваюцца невыразныя нататкі. Прымаюцца зразумелыя рашэнні, атрымліваюцца практычныя нататкі.

Як гэта праверыць

Правядзіце невялікі тэст з трох сустрэч, перш чым распаўсюдзіць яго на ўсю каманду.

Сустрэча 1: Выкарыстоўвайце толькі звычайныя ўручную зробленыя нататкі.

Сустрэча 2: Выкарыстоўвайце нататкі штучнага інтэлекту, але без структураванага парадку дня.

Сустрэча 3: Выкарыстоўвайце нататкі штучнага інтэлекту з выразным парадкам дня і фарматам вусных заданняў.

Пасля кожнай сустрэчы правярайце:

Колькі часу патрабуецца для падрыхтоўкі канчатковых запісаў, гатовых для кліента.

Колькі пунктаў дзеянняў патрабуюць выпраўлення.

Ці правільна вызначаны тэрміны.

Ці прызначаны правільны ўладальнік да кожнай задачы.

Ці ўтрымлівае рэзюмэ што-небудзь, што не было ўзгоднена.

Рэцэнзент павінен параўнаць нататкі штучнага інтэлекту з тэкстам даклада, перш чым адпраўляць што-небудзь на знешні рынак. Гэта асабліва важна для фінансавання, тэрмінаў, юрыдычных фармулёвак, узгадненняў або абавязацельстваў перад кліентам.

Вынік

Ілюстрацыйны вынік, заснаваны на хронаметражы трох прыкладных 45-хвілінных праектных сустрэч:

Толькі заўвагі да інструкцыі: 28 хвілін для стварэння чыстага абнаўлення кліента.

Нататкі штучнага інтэлекту без выразнага парадку дня: 17 хвілін на прагляд і ўпарадкаванне нататак.

Нататкі штучнага інтэлекту з парадкам дня і выразна агучанымі пунктамі дзеянняў: 9 хвілін на разгляд і адпраўку канчатковага абнаўлення.

Гэта азначае эканомію каля 19 хвілін на сустрэчу ў параўнанні з ручным працэсам. Пры чатырох штотыднёвых сустрэчах з кліентамі ў месяц гэта будзе каля 76 хвілін эканоміі штомесяц для аднаго кіраўніка праекта.

Праверка якасці гэтак жа важная, як і эканомія часу. У гэтым прыкладзе тэставання структураваная версія AI Notes правільна выканала 8 з 9 пунктаў дзеянняў. Адзінай памылкай быў тэрмін выканання, які патрабаваў карэкцыі чалавекам. Менавіта таму AI Notes варта разглядаць як надзейны першы чарнавік, а не як канчатковую крыніцу праўды.

Што можа пайсці не так

Найбольш распаўсюджанай памылкай з'яўляецца расплывістая мова. Калі хтосьці кажа: «Давайце разбярэмся з гэтым на наступным тыдні», штучны інтэлект можа не ведаць, каму належыць гэтае «на наступным тыдні» або што азначае «на наступным тыдні».

Іншыя рызыкі ўключаюць:

Задача, даручаная няправільнаму чалавеку.

Мяккая прапанова пішацца як цвёрдае рашэнне.

Прапушчаны або няправільна пачуты тэрмін.

Канфідэнцыйная інфармацыя кліента, якая з'яўляецца ў нататках, якія занадта шырока распаўсюджваюцца.

Стэнаграма недаступная, што аслабляе вынікі сустрэчы.

Арганізатар мяркуе, што нататкі штучнага інтэлекту аўтаматычна правільныя, бо яны выглядаюць акуратна.

Рашэнне не надта прывабнае, але эфектыўнае: выкарыстоўвайце кантрольны спіс, пацвярджайце дзеянні да заканчэння сустрэчы і не адпраўляйце неапрацаваныя нататкі штучнага інтэлекту непасрэдна кліенту.

Практычны вывад

Нататкі штучнага інтэлекту ў Teams працуюць найлепш, калі сустрэча ўжо добра арганізавана. Дадайце парадак дня, уключыце патрэбныя налады, выразна агучвайце рашэнні і прызначыце аднаго адказнага за праверку. Зрабіце гэта, і нататкі штучнага інтэлекту могуць ператварыць перагружаную сустрэчу ў карыснае наступнае за лічаныя хвіліны, замест таго, каб ствараць яшчэ адзін дакумент, які ўсім давядзецца абмяркоўваць пазней.

Часта задаваныя пытанні

Як мне ўключыць AI Notes у Teams адміністратарам?

Каб уключыць нататкі штучнага інтэлекту ў Teams адміністратара, пачніце з цэнтра адміністравання Teams. Перайдзіце ў раздзел «Сустрэчы», адкрыйце «Палітыкі сустрэч» і праглядзіце раздзел «Запіс і транскрыпцыя». Пераканайцеся, што Copilot дазволены, а транскрыпцыя ўключана для патрэбных карыстальнікаў. Палітыку таксама неабходна прызначыць людзям, якія павінны мець доступ да нататак штучнага інтэлекту.

Якія ліцэнзіі мне патрэбныя для AI Notes у Teams?

Ліцэнзія залежыць ад функцыі штучнага інтэлекту для нататак, якую вы хочаце выкарыстоўваць. Для жывых нататак, створаных штучным інтэлектам, з дапамогай Facilitator звычайна патрабуецца Microsoft 365 Copilot. Для нататак са штучным інтэлектам у Recap можа спатрэбіцца доступ да Teams Premium або Copilot. У многіх арганізацыях адміністратарам варта праверыць як палітыку ліцэнзавання, так і палітыку правядзення сустрэч, перш чым меркаваць, што функцыя даступная.

Чаму нататкі штучнага інтэлекту не адлюстроўваюцца на маёй сустрэчы ў Teams?

Нататкі штучнага інтэлекту могуць не адлюстроўвацца, калі Copilot адключаны, транскрыпцыя заблакіравана або тып сустрэчы не падтрымліваецца. Сустрэча таксама можа быць занадта кароткай, не транскрыбаванай або не мець патрэбных дазволаў арганізатара. Распаўсюджаным выпраўленнем з'яўляецца праверка ліцэнзіі карыстальніка, палітыкі сустрэч Teams, налад транскрыпцыі і таго, ці была сустрэча запланавана, а не пачалася імгненна.

Ці магу я ўключыць нататкі са штучным інтэлектам падчас жывой сустрэчы ў Teams?

Так, на падтрымоўваных сустрэчах арганізатар або дакладчык можа ўключыць вядучага падчас сустрэчы. Звычайна яны робяць гэта ў раздзеле «Дадатковыя дзеянні» ў элементах кіравання сустрэчай, а затым выбіраюць «Уключыць вядучага». З'яўленне нататак можа заняць некалькі хвілін, бо Teams патрабуе зместу абмеркавання са стэнаграмы, перш чым яна зможа стварыць карысныя нататкі.

Дзе знайсці нататкі штучнага інтэлекту пасля сустрэчы ў Teams?

Пасля сустрэчы адкрыйце чат сустрэчы ў Teams і выберыце «Рэзюмэ». У залежнасці ад вашых налад вы можаце ўбачыць «Нататкі» або «Нататкі штучнага інтэлекту». Нататкі, створаныя фасілітатарам, таксама могуць адлюстроўвацца ў чаце сустрэчы і ў нататках сустрэчы. Звычайна нататкі штучнага інтэлекту пасля сустрэчы працуюць найлепш, калі сустрэча была расшыфравана і адпавядала патрабаванням да функцый.

У чым розніца паміж запісамі сустрэч фасілітатара, рэзюмэ і другога пілота?

Фасілітатар у асноўным прызначаны для стварэння жывых нататак, створаных штучным інтэлектам падчас сустрэчы. Рэзюмэ — гэта месца, дзе карыстальнікі праглядаюць нататкі, задачы і змест сустрэчы пасля сустрэчы. Нататкі сустрэчы Copilot ствараюцца праз інтэрфейс Copilot з чата сустрэчы або рэзюмэ. Яны перакрываюцца, але не з'яўляюцца цалкам аднолькавымі функцыямі, таму патрабаванні да налады могуць адрознівацца.

Ці патрэбна транскрыпцыя для сустрэч Teams, каб нататкі штучнага інтэлекту працавалі?

У многіх працоўных працэсах стварэння нататак са штучным інтэлектам у Teams транскрыпцыя вельмі важная, бо яна дае штучнаму інтэлекту магчымасць аналізу. Рэзюмэ: нататкі са штучным інтэлектам асабліва залежаць ад даступнасці транскрыпцыі і права на ўдзел у сустрэчы. Адміністратары павінны пацвердзіць, што транскрыпцыя дазволена ў палітыках правядзення сустрэч, а арганізатары павінны пераканацца, што сустрэча транскрыбуецца, калі ім спатрэбяцца нататкі пасля сустрэчы.

Хто можа ўключыць Facilitator для AI Notes у Teams?

Звычайна арганізатары або дакладчыкі могуць уключыць фасілітатара з дапамогай Teams на камп'ютары або ў вэб-версіі. Карыстальнікі мабільных прылад могуць праглядаць жывыя нататкі, але яны могуць не мець магчымасці самастойна актываваць фасілітатара. Гэтае адрозненне роляў часта тлумачыць, чаму адзін удзельнік бачыць опцыю нататак, а іншы не можа яе ўключыць.

Як я магу атрымліваць лепшыя нататкі сустрэч, створаныя штучным інтэлектам, у Teams?

Выкарыстоўвайце выразны парадак дня, агучвайце рашэнні ўслых і выразна прызначайце пункты выканання па іх назвах. Па магчымасці пазбягайце перагуквання адзін з адным і падтрымлівайце адзіную мову сустрэчы. Нататкі са штучным інтэлектам працуюць найлепш, калі сустрэча мае структуру. Таксама карысна праглядзець нататкі, перш чым дзяліцца імі з шырокай грамадскасцю.

Ці дастаткова надзейныя нататкі штучнага інтэлекту ў Teams, каб дзяліцца імі?

Нататкі штучнага інтэлекту карысныя, але іх усё роўна варта праверыць перад тым, як дзяліцца імі, асабліва з кліентамі або кіраўніцтвам. Праверце імёны, лічбы, рашэнні, тэрміны і канфідэнцыйныя дэталі. Практычнае правіла артыкула — разглядаць нататкі штучнага інтэлекту як карысны чарнавік, а не як ідэальны юрыдычны або дакумент, які адпавядае патрабаванням. Праверка чалавекам усё яшчэ важная.

Спасылкі

1. Падтрымка Microsoft - Фасілітатар сустрэч Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Налады палітыкі сустрэч Copilot - learn.microsoft.com

Знайдзіце найноўшы штучны інтэлект у афіцыйнай краме памочнікаў штучнага інтэлекту

Пра нас